GRINEX Advisory arbeitet dank umfassender IT-Unterstützung aus der Ferne
Es war nicht sinnvoll, dass eine Buchhaltungsfirma mit (damals) 10 Mitarbeitern eine eigene IT-Abteilung hatte. Daher suchte man nach Spezialisten, die sich um die IT-Infrastruktur kümmern und das Unternehmen darüber hinaus auf den immer beliebter werdenden Fernzugriff für die Arbeit von zu Hause aus vorbereiten sollten. Und das alles mit dem Anspruch, die Daten der Kunden zu schützen.
Zuerst haben sie ihre eigenen Server abgeschafft
Ursprünglich speicherte Grinex alle seine Daten auf seinen eigenen Servern. Jedes Mal, wenn der Server ausfiel, mussten sie warten, bis das Serviceteam eintraf, und in dieser Zeit war es schwer zu arbeiten. Die Lösung bestand darin, die hauseigenen Server aufzugeben und die Daten auf einen zuverlässigen Remote-Speicher zu verlagern, um den sich die Mitarbeiter selbst nicht kümmern müssen.
Um 2005 wurde GRINEX an System4u empfohlen, das sich auf einige der ersten Cloud-Lösungen in der Tschechischen Republik konzentrierte. Bei System4 baute Grinex zunächst einen Terminalserver, auf dem die Kunden ihre Daten mit internen und externen Mitarbeitern teilten.
Nach und nach wurden die lokalen Server ganz abgeschafft. Die Daten wurden neu in einem Rechenzentrum konzentriert, das ebenfalls von System4u bereitgestellt wurde. Von Grinex aus können die Mitarbeiter sowohl über einen Remote-Desktop als auch direkt von ihren Computern über VPN auf ihre Daten zugreifen.
Da sich neue Technologien jedoch ständig weiterentwickeln, hat System4 schon bald an Innovationen gearbeitet und Grinex mit modernem Cloud-Storage versorgt.
Zu einer Datei von überall
Das Leistungsportfolio von System4u ist so breit gefächert, dass es sich nicht auf eine einzige Lösung konzentrieren muss, sondern die für den Kunden optimale Auswahl bietet. Und das stellte sich als das Cloud-System unter Office365 für Grinex heraus.
Nach der Umstellung auf diese Cloud begann Grinex, Sharepoint für den Datenaustausch mit Kunden zu nutzen, und System4 stellte ihnen einen MS Exchange-Client für die Online-E-Mail-Kommunikation zur Verfügung. Darüber hinaus nutzen sie PowerBI-Berichte und die Hintergrundautomatisierung durch PowerApps. System4u unterstützte Grinex auch bei der Integration aller mobilen Geräte (Telefone, Tablets, Laptops) in ihre IT-Infrastruktur.
Dieses Verfahren ist ein gutes Beispiel dafür, was heute zu einem erschwinglichen Preis erreicht werden kann. Grinex-Mitarbeiter loggen sich über ein Single Sign-On in die Microsoft-Cloud, den Terminalserver im System4u-Rechenzentrum und andere Dienste wie VPN ein. Sie melden sich auch bei anderen Anwendungen an, die System4u über AzureAD integriert hat.
Die Mitarbeiter können eine Datei von ihrem Arbeitscomputer aus bearbeiten, sie dann von ihrem Heimbüro aus auf ihrem Heimcomputer bearbeiten und sie dann auf ihrem Mobiltelefon bearbeiten, während sie im Zug sitzen.
Datensicherheit ist eine Priorität
Grinex ist von mehreren Niederlassungen in der Tschechischen Republik aus tätig und zählt bedeutende internationale Unternehmen zu seinen Kunden. Der Fernzugriff über Computer und Mobiltelefone erfordert daher ein hohes Maß an Sicherheit. Zum Schutz der Daten und zur Sicherung des Zugangs hat System4u auf allen Geräten ein zuverlässiges Antivirenprogramm von ESET installiert.
Darüber hinaus hat das IT-Unternehmen mit der Umstellung von Microsoft Intune auf Microsoft Enterprise Mobility + Security (Microsoft 365 Enterprise) begonnen, einem Massenverwaltungssystem für mobile Geräte, auf das nur von autorisierten und vertrauenswürdigen Geräten zugegriffen werden kann.
System4 ist Experte für die Verwaltung mobiler Geräte in Unternehmen und weiß, wie man sie zuverlässig einrichtet. Dank Microsoft 365 Enterprise muss sich ein Unternehmen keine Sorgen mehr machen, dass sensible Daten verloren gehen, wenn es z.B.. ein Mitarbeiter sein Mobiltelefon oder seinen Computer verliert. Falls erforderlich, kann der Systemadministrator das Gerät aus der Ferne sperren oder die Unternehmensdaten vollständig vom Gerät löschen.
Es gibt nichts Unerwartetes bei den Rechnungen
Grinex arbeitet seit 15 Jahren mit System4u zusammen, und das Unternehmen führt angesichts neuer Marktentwicklungen und des Unternehmenswachstums ständig Innovationen durch. Updates für Programme oder die Anzahl der Lizenzen werden automatisch von System4u verwaltet. Dazu gehört auch die Entwicklung von CRM-Software, die es Buchhaltern ermöglicht, stets mit aktuellen Kundendaten zu arbeiten und diese an einem Ort zu haben.
Dank eines kompletten Unterstützungspakets arbeiten Buchhalter auf modernen Systemen, ohne sich mit IT-Prozessen auskennen zu müssen. Darüber hinaus können sie System4 jederzeit anrufen. Am Kunden-Support-Desk werden sie nicht rund um die Uhr von einem Roboter bedient, sondern von einem Techniker, der das Problem sofort löst.
Derzeit leistet System4u IT-Support für 30 interne und 20 externe Grinex-Mitarbeiter, die jeweils an zwei bis drei Geräten arbeiten, und bietet außerdem Unterstützung für die auf Servern und Workstations installierte Software des Unternehmens.
Grinex zahlt dann lediglich eine Rechnung an System4U, die jeden Monat transparent und fest ist. Die einzigen anderen IT-Rechnungen, die Grinex hat, sind für den Kauf von Endgeräten wie Computern, Telefonen usw., bei denen System4u natürlich hilft.
